Ferias Internacionales

En términos generales, los empresarios japoneses son muy serios y trabajan con un horizonte de largo plazo.

Son más bien conservadores, y esperan contar con un socio que los acompañe en el logro de sus objetivos.

En el momento de la negociación son muy fuertes y se toman todo el tiempo que sea necesario para llegar a un acuerdo.

Normalmente, efectúan un sin número de sugerencias, al producto, envase, volúmenes, etc., que pueden hacer perder la paciencia a sus contrapartes (se debe seguir adelante).

La opinión que tienen de sus contrapartes en Chile es positiva (salvo unas pocas excepciones), y se basa en la experiencia con empresarios chilenos.

Pasos para ser exitoso

1. El primer aspecto a considerar, en todos los mercados externos, es tomar en cuenta los gustos del consumidor final (son útiles las recomendaciones y opiniones de los potenciales importadores, ya que ellos ya tienen experiencia con el mercado local). Japón, a pesar de que cada día internaliza como mercado mayores aspectos del mundo occidental, mantiene (con mayor o menor fuerza dependiendo del mercado objetivo por edad), gustos y necesidades con influencia de sus cultura. Es importante pensar que un producto que tenga éxito en Chile o en el mundo occidental no necesariamente se podrá posicionar de igual forma en Japón. Se debe prestar atención a los cambios que están aconteciendo en el consumidor final, teniendo en cuenta, que periódicamente se incorporan al mercado de consumidores finales con poder de compra segmentos que tienen la influencia creciente del mundo occidental, especialmente por la vía de las comunicaciones.

2. El segundo aspecto es detectar las potenciales empresas japonesas interesadas en la importación del producto. Para esto existen diversas fuentes que pueden entregar bases de datos, por ejemplo, ProChile y Jetro.

3. El tercer paso es establecer contacto efectivo con el potencial importador, lo cual se puede hacer mediante diversas formas. La más adecuada es un contacto "cara a cara", esto se puede concretar con una visita a Japón o la utilización de video conferencias.

4. Hay que agregar que en la relación con las empresas japonesas se debe tener una estructura de estrategia de mediano y largo plazo, y es posible que trabajando de esta manera, pueda incluso llegar a hacer negocios en un menor plazo.

El sector importador es dinámico, con personas capacitadas y con experiencia de muchos años en negociar con empresas extranjeras, lo que, unido a su cultura de pensar en el largo plazo, los transforma en grandes negociadores.

No necesariamente se habla inglés en todos los sectores importadores, de modo que contar con el apoyo de un traductor es un elemento importante y da una impresión positiva de la empresa que desea posicionar sus productos en este mercado. Si se utiliza un intérprete, hay que tener en cuenta que tardará más tiempo para traducir del idioma extranjero al japonés que del japonés al idioma extranjero. El japonés es un idioma complejo y sutil, con frases largas y hasta cuatro niveles de cortesía, según la relación que se quiera mantener con el interlocutor.

En cada reunión sólo se discuten los asuntos que se han acordado en la agenda establecida con anterioridad. No cabe la improvisación, ni la flexibilidad en los temas a tratar.

El material escrito que se aporte (catálogos, ofertas, propuestas, etc.) debe tener una presentación impecable y estar traducido al japonés o, al menos, al inglés. Consideran que una empresa que no es capaz de preparar adecuadamente una presentación, no será tampoco un buen proveedor. Deben llevarse las copias suficientes para entregar una de ellas a cada miembro del equipo negociador japonés. Con ello se agilizará el proceso de toma de decisiones.

Los japoneses valoran mucho la información: En las presentaciones se debe ser generoso en detalles, cifras, datos técnicos, etc. Todos los datos numéricos que se ofrezcan deben estar bien calculados ya que de lo contrario detectarán los errores.

En la cultura japonesa el uso de los silencios es bastante común: hay que ser pacientes y esperar a que hablen; nunca se deben interrumpir sus argumentaciones.

El nivel de inglés no es muy elevado para lo que podría esperarse en un país tan desarrollado. Son pocos los que lo entienden y hablan con fluidez. Conviene ser paciente, hablar despacio, con pausas prolongadas y evitar palabras poco usuales. Las cifras y los términos técnicos deben ponerse por escrito.

Las relaciones personales son muy importantes: primero se hacen amigos y luego se hacen negocios. Las reuniones sociales (en restaurantes y bares) después del trabajo constituyen una buena ocasión para fomentar el conocimiento de la otra persona.

El lenguaje es muy ambiguo. Un “si” (hai) solamente quiere decir que se escucha y se comprende la propuesta, pero no indica aceptación.

Los japoneses nunca dicen que “no”, sino que dan a entender, mediante explicaciones, que algo no es posible. Tanto es así, que la palabra no como la conocemos -negación tajante de algo- no existe en su idioma.

Las preguntas deben ser abiertas y concretas para evitar que contesten con monosílabos. Hay que darles tiempo para hablar y respetar sus silencios. El silencio lejos de ser negativo indica reflexión.

Si se les hace una pregunta con negación, una respuesta positiva por su parte significa que se está de acuerdo. Por ejemplo, si a la pregunta, “¿Ustedes no utilizan el envase de cinco litros?”, contestan afirmativamente, significa que no lo utilizan. Para evitar confusiones lo mejor es no realizar este tipo de preguntas.

Las negociaciones comienzan a un nivel ejecutivo elevado y continúan a un nivel de mandos intermedios. Hay que tener en cuenta que la persona que lleva el peso de la negociación no suele ser la encargada de cerrar los acuerdos. Con ellos tratan de no establecer compromisos hasta que no tienen una visión total de la propuesta.

El proceso de toma de decisiones está muy jerarquizado y se realiza por consenso. Es lo que se denomina ringi. La propuesta debe ser discutida a fondo por todos los implicados en el proyecto, para crear un espíritu de grupo. El responsable máximo no se pronuncia hasta que los subordinados se han puesto de acuerdo. En cualquier caso, los directivos no asumen las consecuencias de sus decisiones; la responsabilidad es de la empresa en su conjunto.

En la cultura japonesa, la jerarquía está muy relacionada con la edad y la antigüedad de la empresa. Existen dos niveles de toma de decisiones: director general (bucho) y jefe de sección (kacho).

En la mayoría de las negociaciones hay una persona del equipo negociador japonés que toma la iniciativa. Suele ser un mando intermedio, que conoce muy bien el mercado y los competidores y que profundiza en las negociaciones de precios y cifras. Una vez identificado, es fundamental establecer buena relación con él.

En la negociación se busca un acuerdo global, más que la aprobación de asuntos uno por uno. Esta manera de proceder contribuye a alargar el proceso de toma de decisiones.

Los japoneses plantean los negocios con objetivos a largo plazo (cinco años o más), no como la búsqueda de oportunidades o rentabilidad inmediata.

Si se produce un problema en la relación comercial, especialmente en los primeros pedidos, deberá darse una solución rápida, La fiabilidad de los proveedores se mide por su capacidad para resolver problemas.

El nivel de fidelidad al proveedor extranjero es bastante alto. Cuando se consigue establecer relaciones, el vínculo entre las empresas se va estrechando en todo lo que se refiere a la comercialización y promoción del producto.

Valoran mucho que los proveedores y socios establezcan contacto con ellos regularmente para informar de nuevos productos y, a su vez, informarse de la evolución de los negocios que se tienen en común.

El año contable y los presupuestos comienzan en el mes de abril. Los objetivos, nuevos precios, asignación de gastos, entre otros items, se empiezan a aplicar en ese mes, independientemente de cuando se hayan establecido.

Es recomendable firmar un contrato con la contraparte japonesa, y este puede ser redactado directamente por un abogado local. La utilización de un abogado local es una recomendación que tiene como objetivo disminuir los riesgos de operar en un país cuyas leyes son desconocidas para los exportadores chilenos.

Entre los japoneses es muy común que los acuerdos se cierren con un contrato verbal. Sin embargo, en las negociaciones internacionales prefieren contratos escritos para evitar malos entendidos, aunque hay que destacar la importancia que tiene para ellos el compromiso verbal, la confianza personal y la relación entre las partes.

Los contratos se consideran más bien como una guía que regula las relaciones futuras que como un conjunto de obligaciones de las partes. Casi siempre tratan de incluir una cláusula (jijo benko) que permita la completa renegociación si las circunstancias cambian. Cuando surgen problemas se busca una solución pactada para evitar el litigio judicial.

El tipo de contrato adquiere características propias dependiendo del objeto de éste, en todo caso, los más frecuentes serían los siguientes: Joint venture, distribución de productos, manufactura de productos, utilización de marcas, contrato de compra y ventas, acuerdos técnicos, etc.

A manera de ejemplo, consideraremos un modelo básico para un contrato de distribución, el cual, sin ánimo de exclusión, contiene las siguientes cláusulas:

1. Definiciones básicas.
2. Modificaciones.
3. Apoyo prestado por la casa Matriz.
4. Precios.
5. Exclusividad de manejo de productos y sus alcances.
6. Ventas por territorios.
7. Descuentos y comisiones.
8. Sistemas de pago.
9. Sistema de entrega de los productos.
10. Garantías.
11. Uso de marcas registradas.
12. Confección de diversos informes de ventas, contables, etc.
13. Otros aspectos relativos a la distribución.
14. Terminación del contrato.
15. Plazos del contrato.

Nota: Lo anterior es solamente un ejemplo de un modelo básico, para mayores detalles se debe consultar a un abogado.

En cuanto a las disputas comerciales y la solución de controversia, se puede señalar que culturalmente los japoneses son reacios a las disputas, y prefieren discutir antes para solucionar los problemas; esto explica que en términos comparativos al mundo occidental el nivel de litigios en corte sean bajos.

Existe un Cité de Conciliación formado por un juez y dos ciudadanos con experiencia en la materia, que tratan de que las partes lleguen a un arreglo; en caso de no ser posible pueden ir a la Corte.

Nota: Para mayores detalles técnicos y específicos sobre esta materia se debe consultar a un abogado.

En la forma de saludo, lo mejor es esperar a que ellos tomen la iniciativa. Con negociadores extranjeros se suele utilizar un apretón de manos. En ocasiones formales realizan una reverencia. El grado de inclinación muestra el estatus que se concede a la otra parte.

Los japoneses se saludan con una venia y, entre ellos, no se estrechan la mano ni se dan un beso como saludo. Al hacer la venia, la espalda debe permanecer recta.

Para los occidentales, lo más adecuado es responder con una suave inclinación. Al hacer la reverencia debe mantenerse la mirada baja y colocar las palmas de las manos al lado de las piernas. Las mujeres deben colocar las manos cruzadas de frente.

El trato es muy formal, se llama a las personas por su apellido, precedido de Mr. O Mrs., cuando ya se conoce a la persona se puede utilizar el sufijo san –significa señor- después del apellido. Por ejemplo Obuchi-san (Mr. Obuchi). Nunca se deben usar nombres propios.

Las tarjetas profesionales (meishi) son un elemento fundamental. Se intercambian al principio de la reunión y se considera una descortesía no ofrecerlas. Es aconsejable que estén en inglés por un lado y japonés por el otro. Para entregarlas hay que usar las dos manos, de tal manera que cada pulgar sostenga una esquina de la tarjeta por el lado escrito en japonés, a objeto de que el interlocutor pueda leer, hipotéticamente, la información cuando se incline para hacer la reverencia. Al recibirla, lo correcto es leer detenidamente el nombre de la empresa y la persona, asentir en señal de que la información se ha comprendido perfectamente y, quizá, hacer algún comentario o pregunta que denote interés. Durante el tiempo que dure la reunión, las tarjetas deben dejarse encima de la mesa. Si se guardan antes puede ser malinterpretado. No se debe hacer ninguna anotación en ellas.

En la conversación debe evitarse hablar de uno mismo o expresar opiniones personales de forma continuada. Los japoneses priman el grupo frente al individuo. No debe hablarse de la Segunda Guerra Mundial, ni de temas sensibles para el sector empresarial como la quiebra de entidades financieras o el proteccionismo comercial.

Es positivo hacer preguntas sobre la cultura, el arte y las costumbres del país. Otros temas de conversación favoritos son los viajes, la gastronomía y los deportes –golf, sobre todo-.

En la relación comercial está muy extendida la costumbre de cenar en restaurantes o acudir a bares de karaoke. Hay que dejar que sean ellos los que inviten primero. Aunque estos actos sociales son más bien para estrechar relaciones personales, también se utilizan para hablar y profundizar en las relaciones de negocios.

Los japoneses no caminan por cualquier lado en las calles, transitan por la derecha de ida, y por la izquierda de vuelta.

En Japón es común que si alguien está subiendo o bajando por una escalera mecánica, se sitúe en el lado derecho. De esa manera, las personas que van apuradas puede avanzar por el lado izquierdo.

Si caminando por la calle, oye un timbre de bicicleta, voltee su cabeza sin cambiar la dirección de su andar. Si se mueve, es probable que lo atropellen.

La hora de almuerzo en Japón es entre 12:00 y 13:00 hrs. Todos salen al mismo tiempo.

En los restaurantes se entrega un juego de palillos envueltos en papel. Cuando se usan los mismos palillos para tomar comida desde una fuente, deben girarse y utilizar los extremos afilados, de tal forma que la parte de los palillos que ha estado en contacto con la boca, no toque la comida de la bandeja. Una vez que se ha terminado de comer, los palillos deben ponerse en un plato junto a otros palillos. No deben dejarse encima del cuenco o del propio plato.

Una comida japonesa consiste en varios platos que han de probarse de uno en uno, alternando sopa con arroz, que sirven de acompañamiento durante toda la comida y, por tanto, no deben acabarse antes de servir otros platos. En los restaurantes de mayor categoría la sopa y el arroz se toman siempre al final. Cuando se come arroz se puede acercar el cuenco a la boca y ayudarse de los palillos para empujar la comida. Para pedir que se sirva más cantidad debe sujetarse el plato con las dos manos.

En las comidas o cenas de negocios se hacen muchos brindis. Kanpai (¡seca tu copa!) es el más usado. A cada brindis del anfitrión hay que corresponder con otro. Debe vigilarse la cantidad que se bebe ya que habrá numerosos brindis. En cualquier caso, no está mal visto brindar con la copa llena de agua.

De igual forma, se debe tener en cuenta que cuando se bebe alcohol, es costumbre servir a los otros y debe esperar a que alguien le sirva a Ud. Es considerado mala educación servirse uno mismo.

Japón es el país por excelencia para los regalos de empresa. Generalmente, se ofrecen en las primeras reuniones. Cuando hay una relación continuada es casi obligatorio regalar dos veces al año: en la segunda quincena de diciembre (Oseibo) y a la mitad de julio (Ochugen).

Para los japoneses la ceremonia del regalo –la manera en la que está envuelto y la forma de entregarlo (Hoso) – es tan importante con el regalo en sí mismo.

Es difícil saber si van a realizar un regalo de poco valor o costoso, por lo que es aconsejable tener la precaución de averiguar al respecto, quizá, a través el intermediario que hace las presentaciones- para entregar un regalo del mismo nivel. De todas formas no hay que sorprenderse por regalos modestos o extravagantes.

Aunque se traiga el regalo fuera del país es mejor envolverlo en Japón para no escoger un papel poco apropiado. El papel de arroz es el mejor. Los colores deben ser discretos, salvo rojo que indica suerte.

Generalmente, los japoneses no abren los regalos al recibirlos. Si lo abren suelen ser bastante parcos en elogios, aunque esto no significa que no les haya gustado.

Ser invitado a una casa japonesa tradicional supone un gran honor. Deberá uno quitarse los zapatos en la puerta y calzar zapatillas desde la entrada hasta el comedor, en el que se las quitará. Hay que ponérselas otra vez para ir al cuarto de baño. A la vuelta no se debe olvidar hacer el cambio. Durante la cena los comensales se sientan en posición arrodillada sobre un tatami, alrededor de una mesa baja. Los hombres deben mantener las rodillas separadas ocho o diez centímetros y las mujeres juntas. En la sobre mesa se sientan con las piernas cruzadas.

Los japoneses son muy conservadores en la forma de vestir. Trajes oscuros, camisas blancas, corbatas con pocos dibujos. En las reuniones de negocios no se debe vestir ropa llamativa, ni ropa de sport, salvo que se venda moda.

Sonarse en público está muy mal visto. Tampoco es apropiado usar pañuelos. Debe usarse Kleenex.

La semana del 29 de abril al 5 de mayo, conocida como la “semana de oro”, hay varios días festivos y la mayoría de los empleados tienen vacaciones. En agosto es habitual tomar una o dos semanas de vacaciones (Obon). La actividad empresarial baja de ritmo, pero no se paraliza.

Para más información de la cultura japonesa :

Cultura japonesa
Etiqueta y protocolo japonés
Costumbres japonesas

Fuente: ProChile, Cómo Negociar con Éxito en 50 Países (Ed. Global Marketing, Ed. 2006.), Biblioteca del Congreso Nacional de Chile .